Persónuverndarstefna

Hver ber ábyrgð

Félagið Gervigreindarkeppni Íslands, kt. 470826-1420, Hléskógar 26, 109 Reykjavík, er ábyrgðaraðili vinnslunnar. Formaður félagsins sér um persónuverndarmál og svarar spurningum og beiðnum sem sendar eru á contact@gki.is.

Félagið hefur ekki tilnefnt persónuverndarfulltrúa, enda er því ekki skylt að gera það. Það er ekki stjórnvald, hefur ekki umfangsmikið og kerfisbundið eftirlit með einstaklingum og vinnur ekki með viðkvæmar persónuupplýsingar.

Hvaða upplýsingar við vinnum og hvers vegna

• Aðgangur: nafn, netfang, lykilorð (geymt sem tætigildi, aldrei sem texti) og háskóli eða flokkur. Til að stofna aðgang, skrá þig inn og hafa samband við þig um keppnina. Ef þú skráir þig inn með Google (aðeins í opnum flokki) geymum við auðkenni Google-aðgangsins þíns og netfangið sem honum fylgir, til að tengja hann við aðganginn þinn.
• Valfrjálsar upplýsingar á prófíl: LinkedIn-slóð, notandanafn á Discord, stutt lýsing, fæðingarár og prófílmynd. Þú ræður hvort þú fyllir þær út.
• Lið og þátttaka: liðsheiti, liðsmenn, beiðnir og boð um að ganga í lið (ásamt skilaboðum sem fylgja) og skráning í keppnina. Til að halda keppnina.
• Í leit að liði (valfrjálst): þú getur skráð þig á lista yfir þátttakendur sem leita að liði. Listann sjá aðeins innskráðir þátttakendur sem eru skráðir í sömu keppni og hafa staðfest netfangið sitt. Þar birtast fornafn þitt, flokkur, háskóli, heiti og stærð liðsins þíns ef þú ert í liði, færni og athugasemd. Þar birtast líka notandanafn þitt á Discord og LinkedIn-slóðin af prófílnum þínum ef þú hefur gefið þau upp. Netfangið þitt birtist aðeins ef þú hefur staðfest að þú sért 18 ára eða eldri, og þá aðeins þeim sem eru sjálfir á listanum og hafa líka staðfest að þeir séu 18 ára eða eldri. Við skráum hvenær þú staðfestir það. Ef þú sendir kynningu í gegnum vefinn sendum við viðtakandanum tölvupóst með fullu nafni þínu, netfangi, flokki, háskóla og athugasemd, og þú færð afrit. Aðeins þeir sem hafa staðfest að þeir séu 18 ára eða eldri geta sent kynningar. Við skráum hver sendi hverjum kynningu til að takmarka fjölda þeirra. Þú getur farið af listanum hvenær sem er og þá er færslunni þinni (athugasemd, færni, notandanafni á Discord og staðfestingu á aldri) eytt. Færslan þín er fjarlægð eða falin þegar liðið þitt er fullt og listinn er falinn þegar lokað er fyrir breytingar á liðum.
• Sendingar: vistfang þjónsins þíns (getur verið IP-tala), stig, villuboð og tímasetningar. Til að meta lausnir, birta úrslit og leysa úr ágreiningi. API-lykillinn að þjóninum þínum fylgir sendingunni í skilaboðum í biðröð matskerfisins (Microsoft Azure Service Bus), og skilaboðin eru dulkóðuð í geymslu. Þeim er eytt þegar sendingin hefur verið metin. Ef matið mistekst ítrekað eða ef skilaboðin eru ekki sótt innan 14 daga eru þau færð í sérstaka villubiðröð. Þar eru þau geymd þangað til skipuleggjendur eyða þeim. Til stendur að geyma lykilinn í staðinn sér, dulkóðaðan, svo að hann verði ónothæfur eftir einn sólarhring.
• Aðgangslyklar (e. passkeys): opinber lykill, heiti tækis og hvenær lykillinn var síðast notaður. Til að staðfesta að aðgangur liðsmanns samþykki hverja sendingu. Þeim er eytt þegar lykilorðið er endursett. Við fáum aldrei fingrafar, andlitsmynd eða PIN-númer.
• Tölvupóstur: staðfestingarkóðar, hlekkir til að endurstilla lykilorð, öryggistilkynningar (til dæmis þegar aðgangslykli er bætt við aðganginn) og tilkynningar um keppnina.
• Áminningarlisti: aðeins netfang (ekkert nafn). Við sendum í mesta lagi fjórar áminningar fyrir hverja keppni: þegar skráning opnar, um mánuði fyrir keppni, viku fyrir keppni og daginn sem hún hefst. Þátttakendur í fyrri keppnum fá tilkynningar um nýjar keppnir í tölvupósti. Aðrir fara aðeins á listann ef þeir biðja um það: á skráningarforminu fyrir áminningar á vefnum eða með því að svara játandi spurningu um áminningu í könnun eftir keppnina. Skráning í keppnina setur engan á listann. Í hverjum pósti er skýr hlekkur til að afskrá sig. Ef þú afskráir þig geymum við dulkóðað fingrafar netfangsins svo að við sendum þér ekki aftur.
• Verðlaun: verðlaun eru yfirleitt gjafakort. Annars gefur vinningsliðið upp bankaupplýsingar, við gefum út reikning á styrktaraðila, styrktaraðilinn greiðir og fjárhæðin fer inn á reikning liðsins. Ef þú biður um miða á ráðstefnu sendum við netfangið þitt til skipuleggjanda ráðstefnunnar, eingöngu til að koma miðanum til þín.
• Athugun á þátttökurétti: í háskólaflokki staðfestirðu, þegar þú skráir þig í keppnina, að þú stundir nám við íslenskan háskóla. Við geymum hvenær þú gerðir það og hvaða útgáfu textans þú samþykktir. Lið í háskólaflokki sem koma til greina til verðlauna senda gögn um skólavist í tölvupósti á skolavist@gki.is, sem aðeins skipuleggjendur hafa aðgang að. Gögnin þurfa að sýna nafn, skóla og námskeið á yfirstandandi misseri, til dæmis skjáskot úr Uglu eða staðfesting á skólavist. Þú mátt hylja allt annað, svo sem kennitölu og einkunnir. Gögnunum er aldrei hlaðið upp á vefinn. Tveir skipuleggjendur fara yfir þau og á vefnum er aðeins skráð hvort þau standast. Ef vafi leikur á hvort verðlaunahafi uppfyllir skilyrði keppninnar getum við beðið um önnur gögn, til dæmis gögn sem sýna nafn og kennitölu. Með þau er farið á sama hátt og þeim er eytt á sama tíma.
• Rekstur og öryggi: tæknilegar upplýsingar um heimsóknir, svo sem vefslóð, tegund vafra og áætluð staðsetning (land eða borg) sem er leidd af IP-tölu. IP-talan sjálf er ekki vistuð í þessum skrám. Hún er aðeins geymd í vinnsluminni vefþjónsins til að verjast misnotkun, er aldrei skrifuð á disk og gleymist þegar tímabili takmörkunarinnar lýkur (í mesta lagi eftir 61 mínútu). Í kerfisskrám er netfang aðeins skráð sem tætigildi.
• Sanngjörn keppni: við getum borið saman upplýsingar um aðganga og vistföng þjóna til að finna tvískráningar. Manneskja fer alltaf yfir niðurstöðurnar og engin ákvörðun er tekin sjálfvirkt.
• Vefmælingar: Google Analytics, aðeins ef þú samþykkir vafrakökur (sjá hér að neðan).
• Samskipti: póstur sem þú sendir okkur.

Til að stofna aðgang þarftu að gefa upp nafn, netfang og lykilorð og velja flokk (háskólaflokk eða opinn flokk). Í háskólaflokki velurðu líka háskóla og notar netfang frá honum. Án þessara upplýsinga geturðu ekki skráð þig til leiks. Allt annað er valfrjálst.

Á hvaða grundvelli

• Samningur: svo að þú getir tekið þátt samkvæmt reglum keppninnar (aðgangur, lið, sendingar, tölvupóstur og athugun á þátttökurétti til verðlauna).
• Lögmætir hagsmunir: öryggi, að koma í veg fyrir svindl, að birta úrslit, að varðveita sögu keppninnar svo að úrslitin nýtist sem staðfesting á árangri og að senda þátttakendum í fyrri keppnum tilkynningar um nýjar keppnir, með hlekk til að afskrá sig í hverjum pósti.
• Samþykki: vefmælingar, skráning á áminningarlistann, skráning á listann „Í leit að liði“ og valfrjálsar upplýsingar á prófíl. Þú getur dregið samþykkið til baka hvenær sem er.
• Lagaskylda: bókhaldsgögn vegna verðlauna, sem lög um bókhald nr. 145/1994 skylda okkur til að geyma.

Hvað er birt opinberlega

Á stigatöflum og liðasíðum, líka fyrir fyrri ár, sjá allir liðsheiti, fullt nafn liðsmanna, háskóla eða flokk, stig og röðun. Þar birtast líka LinkedIn-slóð og prófílmynd ef þú hefur bætt þeim við. Vefurinn sendir líka liðsheiti og stig sjálfkrafa á Discord-þjón keppninnar. Netfangið þitt er aldrei birt opinberlega (sjá líka liðinn „Í leit að liði“ hér að ofan).

Nafnið þitt á lokaúrslitum fyrri ára stendur áfram, jafnvel þótt aðganginum þínum sé eytt eða hann sé gerður nafnlaus, því úrslitin eru staðfesting á árangri þátttakenda (lögmætir hagsmunir). Af prófílnum þínum stendur aðeins nafnið eftir: LinkedIn-slóð og prófílmynd eru fjarlægðar. Þú getur hvenær sem er beðið um að nafnið verði fjarlægt með því að skrifa á contact@gki.is. Liðsheitið stendur þá áfram. Nafnið er fjarlægt af vefnum, en ekki er hægt að draga til baka færslur sem þegar hafa birst á opna Discord-þjóninum.

Discord-þjónn keppninnar, þar með talin rásin með stigatöflunni, er opinn og hver sem er getur gengið í hann.

Hver vinnur með upplýsingarnar fyrir okkur

• Microsoft Azure (gagnaver í Svíþjóð): hýsing vefsins, gagnagrunnur, gagnageymsla og kerfisskrár.
• Resend (gagnaver á Írlandi): sendir tölvupóst frá vefnum.
• Google: innskráning með Google ef þú velur hana, Google Analytics, aðeins með samþykki þínu, og Google Workspace fyrir póst sem þú sendir okkur.
• GitHub (Bandaríkin): hýsir kóða vefsins og keyrir sjálfvirk verkferli.
• Discord (Bandaríkin): vefurinn birtir liðsheiti og stig á Discord-þjóni keppninnar. Ef þú tekur þátt þar gilda líka skilmálar Discord.

Microsoft, Google, GitHub og Resend vinna upplýsingarnar fyrir okkur samkvæmt vinnslusamningum eða skilmálum þjónustuaðilanna.

Þegar upplýsingar fara út fyrir EES byggir flutningurinn á gagnaverndarramma ESB og Bandaríkjanna (EU-US Data Privacy Framework) eða stöðluðum samningsákvæðum ESB. Afrit af þessum verndarráðstöfunum færðu með því að skrifa á contact@gki.is.

Skipuleggjendur nota gervigreindartól, svo sem Claude frá Anthropic, í starfi sínu. Í þau setjum við aðeins samantektartölur og kóða, aldrei persónuupplýsingar, ekki heldur gerviauðkenndar. Engar sjálfvirkar ákvarðanir sem hafa réttaráhrif á þig eða snerta þig á sambærilegan hátt að verulegu leyti eru teknar (22. gr. GDPR).

Skipuleggjendur ráðstefna: ef þú biður um miða á ráðstefnu fær skipuleggjandi hennar netfangið þitt, eingöngu til að koma miðanum til þín, og vinnur með það samkvæmt eigin persónuverndarstefnu. Hann fær engar aðrar upplýsingar.

Við seljum ekki persónuupplýsingar. Styrktaraðilar fá engar upplýsingar úr kerfum okkar. Við getum þó sýnt þeim opinbera hlekki sem þátttakendur deila sjálfir, svo sem opin GitHub-kóðasöfn eða kynningarvefi, og þeir geta séð opna Discord-þjóninn eins og aðrir.

Hversu lengi við geymum upplýsingarnar

• Aðgangur: þar til þú eyðir honum eða þrjú ár eru liðin frá síðustu innskráningu. Þá eyðum við aðganginum, eða gerum hann nafnlausan ef úrslit tengjast honum. Nafnið þitt á lokaúrslitum fyrri ára stendur samt áfram, en LinkedIn-slóð og prófílmynd eru fjarlægðar (sjá „Hvað er birt opinberlega“).
• Óstaðfestir aðgangar: 30 dagar.
• Stigatafla yfirstandandi keppni: birt á meðan keppnin stendur. Þegar henni lýkur eru lokaúrslitin varðveitt eins og lokaúrslit fyrri ára (sjá næsta lið).
• Lokaúrslit fyrri ára (liðsheiti, nöfn og stig): varðveitt varanlega sem staðfesting á árangri og hluti af sögu keppninnar, jafnvel þótt aðgangi sé eytt eða hann sé gerður nafnlaus. Þú getur beðið um að nafnið þitt verði fjarlægt (sjá „Hvað er birt opinberlega“).
• Tæknilegar upplýsingar um sendingar (vistfang þjóns og villuboð): þrjú ár frá lokum keppninnar.
• Áminningarlisti: þar til þú afskráir þig, en í mesta lagi þrjú ár frá því að þú tókst síðast þátt eða skráðir þig á listann.
• Bókhaldsgögn vegna verðlauna (bankaupplýsingar og reikningar): sjö ár frá lokum reikningsárs, eins og lög um bókhald nr. 145/1994 kveða á um.
• Gögn sem send eru vegna athugunar á þátttökurétti (tölvupóstur og viðhengi) og skráning skipuleggjenda á hverjum liðsmanni: eytt í síðasta lagi 30 dögum eftir verðlaunaafhendingu. Eftir það geymum við aðeins hvort liðið var staðfest. Staðfesting þín á námi við skráningu fylgir skráningu þinni í keppnina.
• Kerfisskrár: 30 dagar. Upplýsingar um heimsóknir í vöktunarkerfi: 90 dagar.
• Afrit af gagnagrunni: hægt er að endurheimta gagnagrunninn eins og hann var á hvaða tíma sem er síðustu 7 daga. Vikuleg afrit eru geymd í 4 vikur og mánaðarleg afrit í 12 mánuði. Upplýsingar sem er eytt geta því verið í afritum í allt að 12 mánuði, en afritin eru aðeins notuð ef endurheimta þarf kerfið.
• Google Analytics: tveir mánuðir.

Vafrakökur og geymsla í vafra

Nauðsynlegt (þarf ekki samþykki): innskráning (aicomp_token, aicomp_user), tungumál, val þitt um vafrakökur (gki_analytics_consent) og sambærilegir lyklar fyrir eyðublöð og sprettiglugga. Þetta er geymt í vafranum þínum.

Valfrjálst: vafrakökur Google Analytics (_ga, _ga_*), aðeins ef þú velur „Samþykkja“. Þær mæla notkun vefsins og árangur auglýsinga okkar.

Þú getur breytt vali þínu hvenær sem er, jafn auðveldlega og þú valdir, með hlekknum „Vafrakökur“ neðst á helstu síðum vefsins.

Vafrakökur

Réttindi þín

• Að fá aðgang að upplýsingunum og afrit af þeim.
• Að fá rangar upplýsingar leiðréttar. Flestu geturðu breytt á prófílsíðunni.
• Að fá upplýsingum eytt. Þú getur beðið um að aðgangi þínum verði eytt eða hann verði gerður nafnlaus með því að skrifa á contact@gki.is. Þegar sá möguleiki er virkur geturðu líka eytt aðganginum á prófílsíðunni. Ef þú hefur sent inn lausnir úr aðganginum þínum standa úrslitin áfram og þá gerum við aðganginn nafnlausan í stað þess að eyða honum. Nafnið þitt á lokaúrslitum fyrri ára stendur áfram nema þú biðjir líka um að það verði fjarlægt. Þegar við afgreiðum beiðni um eyðingu spyrjum við hvort þú viljir líka að nafnið verði fjarlægt.
• Að andmæla vinnslu sem byggir á lögmætum hagsmunum eða fá hana takmarkaða.
• Að fá upplýsingarnar á tölvutæku formi.
• Að draga samþykki til baka hvenær sem er.

Sendu beiðni á contact@gki.is. Við svörum innan mánaðar.

Ef þú telur að við förum ekki rétt með upplýsingarnar geturðu kvartað til Persónuverndar: personuvernd.is

Aldurstakmark

Til að taka þátt í keppninni 2027 eða síðar þarftu að verða 18 ára á keppnisárinu. Fyrir keppnina 2027 þýðir það að þú þarft að vera fædd eða fæddur árið 2009 eða fyrr. Þú staðfestir þetta sjálf eða sjálfur með því að samþykkja keppnisreglurnar við skráningu.

Frá og með keppninni 2027 tökum við ekki vísvitandi við skráningum frá fólki sem nær ekki aldurstakmarkinu. Ef við komumst að því að þátttakandi í keppni 2027 eða síðar nær því ekki fjarlægjum við skráningu viðkomandi í keppnina og eyðum aðganginum, eða gerum hann nafnlausan ef úrslit fyrri ára tengjast honum.

Í keppninni 2026 var ekkert aldurstakmark, svo aðgangar og úrslit frá henni geta tilheyrt fólki yngra en 18 ára. Úrslit fyrri ára standa eins og lýst er í „Hvað er birt opinberlega“. Hver sem var yngri en 18 ára árið 2026 getur hvenær sem er beðið um að nafnið sitt verði fjarlægt af úrslitum fyrri ára með því að skrifa á contact@gki.is.

Breytingar

Við uppfærum þessa síðu þegar vinnslan breytist og segjum frá stórum breytingum á vefnum eða í tölvupósti.